電話のかけ方

こんにちは、西中です。ご無沙汰でしたね。今このブログをお読みの方は、多分世代交代？で新しい就活を開始される方なのでしょうね。気分を変えて、またこの１年宜しくお願いします。

さて、今年の就活はまだ実際活動を開始するには、少し時間がありますが、即実践的な事からお話しましょうか。これから折に触れて、企業人・社会人の方と電話でアポ取りする機会も多くなりますね。そこで必ず必要なのが電話のかけ方です。

　どうやってそつなく電話をかけるか、これが今日のアドバイスです。まず大事なのが電話をする相手の会社名を正確に覚えて電話する事です。相手の企業人の部署名・役職名なども正確に覚えておき、電話する癖をつけておいて下さい。企業人になると、〈特に初めて電話する企業に対しては〉、相手の名刺を見ながら電話をかけたりします。一字一句間違いがないように注意するためです。これを間違えると、相手の方は間違いなく凄く不愉快な思いをします。企業人は、自分の会社の事を「我が社」と呼び、ある意味ステータスであり、自分の家・家族のような感覚を持ちます。あなた方も入社何年かして、会社内の人間と飲んだりすると、「おれんとこの会社って～」「うっとこ、給料が～」という言葉で「我が社」を呼ぶものです。企業名の大事さがお分かり頂けますよね。(>_<)

　〈ここでは次のようなシーンを考えてみて下さい。先ず、あなたが「山本　一郎」とします。電話連絡する相手が「Ａ合同商事株式会社」の営業部の「鈴木　次郎主任」さんで、電話でアポ取りをする、という想定でご説明します。〉大体アポ取りは次のような会話で進みます。

「①Ａ合同商事株式会社ですね。お忙しいところ恐れ入ります。②私は山本一郎と申します。③営業部の主任の鈴木次郎様はいらっしゃいますか。④私の就職活動の件で、主任の鈴木次郎様にお会いしたいのですが、まず鈴木様のご都合をお聞きしてからお邪魔するようにと考えまして、お電話しています。⑤用件は、就職活動で今回お世話になるものですから、いつ御挨拶にお伺いしたら良いか、ご相談したいのですが、その旨お伝え頂けますか。」と、電話の用件を簡単に取次の方に説明します。

ここで大事なのは、取次の方に余り長い話は禁物です。大事な事を短くして話します。〈取次の方は、あくまでも取次ですから、あなたが長く話すと、鈴木次郎主任に話の要点を伝えるのが大変ですから。〉上の①から⑤までの諸点をご説明します。

①訪問先の会社名の確認。間違わないように！！気を付けて。〈笑〉

②自己紹介。要するに、誰が電話しているのかを簡略に説明します。

③あなたが話をしたい相手方のお名前を、正確に、役職名も必ずつけて話をします。その際フルネームで相手方の特定をする事も大事です。そうしないと、「失礼ですが、営業部に鈴木は２名いますが、どちらの鈴木でしょうか」と逆に尋ねられる事もあります。

④⑤これらは、一緒に説明しても構いません。電話をした理由を簡略に説明します。

もしあなたがお話をしたい相手の企業人がいらっしゃらない場合は、必ずやっておくべき事が幾つかあります。学生気分で電話をすると、「君ね、電話のかけかた位はこの会社に来るまでには習っておいて下さいよ。」なんて言われかねませんから、キチンと要点は覚えておきましょうね。中途半端になりましたが、残りは次回またご説明しますね。

フ―！、ブログも久しぶりに書くと、疲れますね。　(^_^;)